公司的电子邮件账号分为以下四类：

Ø  员工电子邮件账号：每位公司员工均可获得一个电子邮件账号，电子邮件账号名应与其域账号名一致；

Ø  部门电子邮件账号：人事部、财务部、行政部、项目管理办公室、质量管理部和IT管理部等拥有部门电子邮件账号；

Ø  管理员电子邮件账号：系统管理员拥有系统的管理员电子邮件账号；

Ø  特殊电子邮件账号：除以上三类以外的电子邮件账号为特殊电子邮件账号，包括测试电子邮件账号和专用电子邮件账号。

以上电子邮件账号必须做到专人保管。

公司的电子邮件组分为以下两类：

Ø  部门电子邮件组：各部门均拥有电子邮件组，本组内成员可以向自己所在组发送电子邮件；

Ø  专用电子邮件组：包括管理层、助理、Timesheet、北京公司等均拥有自己的电子邮件组，这些组的组员是被隐藏的，且只有指定的邮件账号可以向这些组发送电子邮件，未经授权的电子邮件账号不能向这些组发送电子邮件。

5.2    电子邮件账号和电子邮件组的申请

 

Ø  员工电子邮件账号在员工入职前统一分配，电子邮件账号名与域账号名一致，在《新员工内部入职准备表》中为新员工分配。

Ø  部门电子邮件账号仅部分部门拥有，这些账号由相关部门指定人员负责保管，这类账号拥有向所有人员发送电子邮件的权限。

Ø  管理员电子邮件账号，仅邮件管理员拥有。

Ø  开通特殊电子邮件账号需由申请人填写《电子邮件申请单》，经人力资源部审批后由IT管理部负责按照《电子邮件申请单》开通，特殊电子邮件账号的申请和使用应遵照电子邮件系统使用规范。

Ø  部门电子邮件组包括本部门的所有人员的电子邮件地址，不需要申请，在部门成立或变动时做相应调整。

Ø  开通专用电子邮件组需由申请人填写《电子邮件申请单》，经人力资源部审批后由IT管理部负责按照《电子邮件申请单》开通，专用电子邮件组的申请和使用应遵照电子邮件系统使用规范。

5.3    电子邮件账号和电子邮件组的注销

 

电子邮件账号的注销：

IT管理部接到《员工离职手续单》后，应立即注销离职员工的邮件账号，如有特殊需要保留该账号的，由离职员工的直接上级在《员工离职手续单》中注明或以邮件方式通知IT管理部（邮件地址：it@isoftstone.com），同时应注明保留时间和保留期间的电子邮件账号负责人，由IT管理部在《员工离职手续单》中注明，电子邮件账号超过保留时间后由IT管理部负责注销。

电子邮件组的注销：

当电子邮件组不再被使用时，IT管理部根据人力资源部通知注销电子邮件组。

5.4    Outlook客户端使用规范

 

公司员工应使用Outlook作为电子邮件客户端软件，并使用Outlook的Exchange方式收发电子邮件并使用其中的办公功能。

账号和电子邮件组在Outlook的通讯簿中设置了显示名，显示名的命名规则如下：

l  员工电子邮件账号的显示名为 “中文名”+“英文名”，在员工中文姓名完全相同但部门不同的情况下显示名为“中文名”+“英文名”+“部门”，如部门也相同则通过区别英文名的方式避免出现重名导致的邮件发送错误；

l  部门电子邮件账号的显示名为部门的中文全称，如：IT管理部；

l  其他电子邮件账号不设置显示名；

l  电子邮件组采用英文或英文缩写的显示名。

5.5    电子邮件使用规定

 

所有公司员工在使用公司电子邮件系统时应遵守以下规定：

Ø  员工应该明确邮件的内容代表员工的准确意思的表达，与书面文件有相同的效应。

Ø  禁止利用公司提供的电子邮件服务从事违背公司利益或违反公司信息安全策略的行为，不能利用公司的电子邮件系统处理过多的私人事物，特别禁止使用公司电子邮件进行传销和从事第二职业等个人商务活动。

Ø  任何由公司计算机系统和网络系统生成和存储的电子信息都是公司的资产不应视为私人所有，公司有权调查电子邮件通信，恢复被删掉的可疑信息。

Ø  公司将对每封经过公司邮件服务器的电子邮件进行扫描，以发现计算机病毒、蠕虫和其它可能威胁网络安全的可执行项目。被感染的邮件将不会被发送出去。管理员将用适当的程序来处理被感染的邮件。

Ø  公司员工只能使用公司标准软件列表中许可的电子邮件软件。

Ø  任何人不得将自己的账号借给其他人发送邮件。

Ø  公司的电子邮件账号仅提供给公司的员工使用，公司员工应妥善保管该账号和密码，电子邮件账号的丢失和泄露由账号使用人承担相应的责任。因特殊需要需为非公司员工提供邮件账号的，需有明确的担保人，并获得信息安全管理委员会的书面授权。

Ø  不能使用电子邮件收发密级信息，因特殊需要通过电子邮件发送机密信息，一定要使用公司允许的软件和算法（不低于128位加密算法）对邮件加密，以防止信息被窃取。

Ø  用户的邮件应保存到用户本地计算机上，每个用户邮箱的最大容量为200M。

Ø  用户发送的一份电子邮件总共不能超过10MB，且最大收件人数不超过30人，有特殊需要的，需经信息安全管理委员会授权。

Ø  应对电子邮件服务器进行配置拒绝垃圾邮件。

Ø  对重要邮件应留有备份。

Ø  应定期对邮件系统的日志文件进行浏览，检查是否有人使用未经许可的客户端软件。

Ø  对故意滥用邮件系统的员工进行相应的处罚。